Fahrtkostenabrechnung

Jaja. Erst bloggt sie überhaupt nicht mehr, dann sowas Langweiliges. Aber erstens werde ich manchmal von Kolleg:innen gefragt, wie man Fahrtkosten mit Veranstalter:innen abrechnet, zweitens wissen die Veranstalter:innen es oft selbst nicht und reklamieren irgendwas. Und damit ich es nicht jedes Mal neu wieder erklären muss, schreibe ich es jetzt hier hin und kann dann bei Bedarf einfach den Link schicken. Wer nichts mit Fahrtkostenabrechnungen zu tun hat, braucht nicht weiterzulesen, weil: Schnarch.

Also. Es gibt zwei Möglichkeiten, Fahrtkosten abzurechnen: ERSTATTUNG oder IN RECHNUNG STELLEN.

1. Erstattung
Ich kaufe ein Ticket, lege den Beleg der Rechnung bei und bekomme den exakten Preis zurück. Fertig.
Klingt einfach, ist es aber nicht, denn: Manchmal reise ich ja herum. Wenn ich beispielsweise in Freiburg, Karlsruhe und Lüneburg lese, wer soll dann was bezahlen? Die Freiburger einmal Hamburg-Freiburg und die Hälfte von Freiburg-Karlsruhe? Die Karlsruher die Hälfte von Freiburg-Karlsruhe und die Hälfte von Karlsruhe-Lüneburg? Die Lüneburger haben mich ja in dem Glauben gebucht, dass kaum Fahrtkosten anfallen – sollen sie dann die Anreise von Karlsruhe aus bezahlen, statt der von Hamburg? Das geht nicht.
Hinzu kommt: Ich habe eine Bahncard50. Mit den Veranstalter:innen wird vereinbart, dass ich eine Reise mit der Bahn, 2. Klasse, erstattet bekomme. Meine Bahncard spart ihnen also die Hälfte der Kosten, aber die Bahncard kostet ja auch Geld, das ich über die Fahrtkostenabrechnungen wieder reinbekommen muss. Aus all diesen Gründen wähle ich also die andere Option:

2. In Rechnung stellen
Ich mache einen runden Preis, der für alle Beteiligten fair ist. Wenn ich also nach Freiburg, Karlsruhe und Lüneburg fahre, dann bezahlen die Lüneburger nicht mehr, als wenn ich aus Hamburg angereist wäre. Freiburg und Karlsruhe teilen sich die Kosten für „einmal längs durch die Republik“. So übern Daumen gepeilt.
Dieser Pauschalpreis liegt, weil ich die Bahncard habe, deutlich unter dem vereinbarten „Bahnfahrt 2. Klasse“, aber einen Hauch über dem, was ich tatsächlich bezahlt habe, damit ich die Kosten für die Bahncard im Laufe des Jahres wieder reinbekomme. Auf diesen Betrag kommt dann, weil ich ihn in Rechnung stelle, nochmal die Mehrwertsteuer. Ist aber wurscht, die bekommt man ja zurück, und ich führe sie natürlich ab.
Mit allen Unternehmen – meist sind das Buchhandlungen – ist das überhaupt kein Problem, sie überweisen einfach, was ich in Rechnung stelle. Institutionen hingegen wollen oft die Belege sehen und den exakten Betrag bezahlen. Liebe Institutionen, das ist nicht praktikabel!

PS: Mit einer Institution bin ich schließlich dabei gelandet, nicht „Fahrtkosten“ auf die Rechnung zu schreiben, sondern „Fahrtkostenpauschale“. Jenun. Dann schreibe ich fürderhin eben „Fahrtkostenpauschale“.